マンションを買って、管理組合に加入したんだけど、いったいどんな組織か知りたい。
役員とかになったら、やらなきゃいけないこととかあるのかな。
管理組合は、会社みたいに役割が決まってるよ。でも、実務は、委託している管理会社にまかせるから、普段することはないよ。
こんにちは、ガネーです。
マンション管理組合の理事長をしています。
私のマンション管理組合は、すべて管理会社に丸投げで、一応、管理組合はあるけど、機能していない状況でした。
管理費はどんどんあがり、かなりの負担だったので、管理費削減のため、管理会社に交渉を開始しました。その結果、管理費の50％を削減したのですが、交渉等も管理組合組織として動きました。
なにか物事を決めるときも管理組合の組織として決めていくかたちとなるので、知っておくべきです。これだけおさえればＯＫという点を要約して解説します。
マンション管理組合の組織とは
組織は、以下のようになってます。
総会について
総会は、管理組合の決まりごとを最終的に決める場で、最高意思決定機関ともよばれています。
決まりごとってどんなことがあるかと言うと、主には管理組合の憲法とも言われる、管理規約や使用細則のことですが、この内容を追加したり変更したりするとき、最終の決定をくだす場となります。
何回も行うものではないので、どうしても至急決めないといけないことがある場合は、臨時総会というのを開いて、いつでも決めることができます。
とはいえ、みんなに開催する連絡をいれて、集まって決めるという手順があるので、何か決めるときでも、腰が重くなりがちです。
そういったことを、管理会社は見抜いているんでしょうね。
管理組合結成時に管理費と修繕積立金を決めちゃってるのは、反対する人がいても、簡単に変更にならないことを知ってのことだといえます。
理事会について
理事会は、総会で決めたことや、管理規約・使用細則で書かれていることを、管理組合の代表として行います。
代表と言っても、くじなどによって、みんなで持ち回りでやることが多いんで、専門的な人じゃないとできないというわけではないです。
理事会の中で、代表が理事長となります。
理事会や管理組合の会計をチェックする人もいるので、監事という役割を置きます。
理事長、理事、監事をあわせて役員と言われていますが、実務は、ほぼすべて、管理会社にやってもらうので、（まあ、あたりまえですよね。。高い管理委託料払っているんですから。）ひけを感じることはないです。
大事なことは、管理会社にまかせっきりにせずに、管理会社をチェックすることだと思います。
管理組合が機能していない＝理事会も管理会社にまかせっきりというような状況だと、ほぼ、まちがいなく、ぼったくりにあっている可能性があります。
理事の引継ぎは超重要です
私は今、管理組合の理事長をやってますが、前任者から引き継いだとき『管理会社にまかせておけばいいから』の一言で、なにも引継ぎがありませんでした。
管理会社のいいなりでした。
もう、一種の思考停止です。管理会社にとって、理事の交代による引継ぎが行われないことは、好都合です。
その理由として、たとえば、管理組合で決めようとしたことがあったとします。それが管理会社に都合の悪いことなら、管理会社としては、理事の交代のときに闇にほうむってしまえじゃないですけど、平気でそんなことをします。
私の管理組合では、理事の引き継ぎは、以下のチェックリストをもとに、新旧役員全員が集まって、現物の確認と引き渡しを行います。
| 書類 | 管理規約・管理委託契約書・設計図書・総会や理事会の議事録 |
| 重要物 | 印鑑・通帳・管理室等の鍵・保険証券 |
| その他 | 引継ぎ事項の経緯書 |
組織としてやるべきこととは？
マンションは、みんなで共有している部分があります。その管理をするのは、管理会社ではなく、管理組合です。
管理会社まかせにしないってことが、マンション管理組合として、一番大事なことだと思います。
これ、けっこう勘違いしやすいんですよね。
毎日の仕事が忙しい中、子育て、家事で、もういっぱいいっぱいです。そんな中、物件はどれにするか、住宅ローンも組まなきゃ、マンションやっと購入。。
忙しい毎日は変わらない。。
共有のマンション管理まで、頭が回らないー。もう、管理会社にまかせたらいいんじゃない？プロなんだし。
って、なりますよね。
でも、これが、管理会社の罠に、ぼったくりの罠にはまっちゃってます。
管理組合は、みんなでやることなので、めんどうくさいっていうのがあるのと、他のひとがやってくれるんじゃないっていう心理が働いて、管理会社のいいなりになってしまっていたなんてことはないようにしましょう。
理事会で話し合った内容のアナウンス
これ、けっこう、重要です。
理事会は、定期的に行われます。どんな内容が話し合われたか、みんなにフィードバックされるべきです。
理事会内でせっかくいい案がでても、あまり熱心でない他の理事や、理事会の段取りをしている管理会社のよこやりで、もみけされるようなことは、管理組合にとって、もったいないことです。
では、具体的にどのようにすればいいのかというと、理事会の議事録を管理会社にとらせて、管理組合の全員のポストに配る方法です。
これは、ぜひ、おこなってほしいです。
専門的なことをするときには
管理会社へ委託しているとはいえど、たくさんの課題が同時に起こると、理事だけではなかなか対処できない可能性があります。
そんなときには、
専門委員会を設置して、対応することがいいと思います。
ただし、専門委員会での決定事項も、最終的には総会での決議を得る必要があります。
たとえば、大規模修繕工事を行うにあたって、理事のみでは、時間的にも、メンバー的にも、対応が難しいとき、専門委員会で、管理会社の動きをチェックしながら対応していくことで、管理会社まかせになってぼったくられたり、知らない間に不利な内容になっていたなどのトラブルを少しでもおさえることができます。
修繕工事の対応の仕方についても、このサイトで公開していこうと思っております。管理組合が主導権をにぎって、管理会社をつかいながら、マンションの価値をあげていくこと大切です。
専門委員会での決定事項も、最終的には、総会での決議を得る必要があります。
