今度、マンション管理組合の理事をすることになって。急な話で、なにをしたらいいか全然わからないので、おしえてほしい。
こんにちは、ガネーです。
マンション管理組合の理事長をしています。
私は理事長をする前、管理組合に理事がどんなことをしているか、考えたこともありませんでした。
でも、理事を経験し、管理組合のことについて考えるきっかけができ、管理費がどんどんあがっていく内容に気がつきました。その結果、管理費を約50％削減することができました。
そんな私が、理事について解説します。
マンション管理組合の理事はやるべき
管理組合、そして管理会社がどういうものなのかを知るきっかけになるからです。
理事がなにか特権的なものがあるわけではないですが、理事会といって理事のみんなで集まって意見交換する場に出席しなければなりません。
この理事会には、基本、管理会社も同席します。
理事をやるべき理由として、理事会という管理組合のわからない点をいろいろ質問、もしくは議論できる場に出席できる点は、プラスだと思います。
私も理事長になったとき、管理会社の管理ってブラックボックス化しているなあと痛感したんです。なので、理事会を通じて、いろいろと調べました。
もちろん、理事じゃなくてもできますが、機会があればなることをおすすめします。
理事の役は3つだけ
理事とは、理事長、副理事長、理事の3つの役があって、みんなを集めて役員ともいわれてます。
役員だからといって、えらいわけでもなんでもなく、専門知識がないとできないわけでもないです。
監事の役割で、理事の不正をチェックするなんてことより、管理会社の不正をチェックすべきです。監事は必要だと思いますが、管理会社の監事のほうがよっぽど必要です。
実際、管理会社の人間も理事会に参加するので、管理会社のいわれたままにしている理事が多いです。
管理会社は事務に徹し、理事は管理会社のチェックをする。理事会の議事録は、住んでいる人（区分所有者）にシェアする。
これだけをするだけで、わけのわからない支出で管理費があがったり、修繕積立金がたりなくなったりしません。
理事長として管理費を削減した身として、断言できます。
理事長のすること
- マンション管理業務にかかった支出書類をチェックする
- 理事会や総会の議長を務める
- 管理組合の代表として、業務を統括する
- 理事会開催のために理事を集める
①について
支出がなにに使われるかは、総会で可決されたものだけです。その支出明細が管理会社より毎月理事長に送られてきます。
私も理事長になる前は知らなかったんですが、この支出明細のチェック、つまり他に勝手な支払いはないか確認します。
異例で支出が出る際は、管理会社が勝手に引き落としや出金できないよう、口座の印鑑を理事長が保管します。
管理会社より、これは必要なのでといって支払いを依頼されたものがあったとしても、基本、緊急に支払わないといけないものなんてないので、理事長はみんなの意見をきく＝総会で決をとってから対応するのがいいです。
②について
実際は管理会社の人が立ち会いますので、これはやってもらえばいいと思います。
③について
私が理事長をやる限り、統括をするという場面や意識はありませんでした。
それより、総会で決まってないことは勝手にしないとか、理事会の議事録はみんなに共有して、すべてをガラス張りで行うことがいいと思ったので、進んで行ってます。
④について
基本、集めるための実務は管理会社にやってもらいます。仮に理事会を開かない理事長がいたとしても、数人の理事（人数は管理規約で決められていると思うので確認してみてください）の同意があれば、理事長は理事会を開かなければいけません。
副理事長のすること
- 理事長を補佐する
- 理事長に事故があるときは、その職務を代理する
- 理事長が欠けたときは、その職務を行う
こちらは、実際は、理事と変わりません。というか、理事長も理事と変わらないですし、理事全員が、管理会社のチェックを行うことにつきると思います。
理事のすること
- 会計・・・管理費、修繕積立金などの帳簿管理
- 修繕・・・修繕実施分の整理、長期修繕計画作成
- 保安・・・共有部分の保安に努める
- 広報・・・必要な情報を集める
管理会社のチェック項目とおきかえてもいいかもしれません。
とくに、管理費と修繕積立金が関係する、①と②については、根拠をもとにどうなっているか確認してください。
管理費については、私の実体験を今後展開していきます。
理事の選び方
管理組合の理事と監事は、総会で決めるんですが、選び方は、主に２種類なんですね。
- 立候補制
- 輪番制
立候補制について
やりたい人が手を挙げて、理事を任せるやり方です。
やる気のある人（専門性のある人）にやってもらえるのでいいのですが、管理組合が私物化、独占されないよう、気をつける点もあります。
そもそも、私やりまーす！っていう人は少ないですよね。
輪番制について
住んでいる人（区分所有者）全員が順番で理事なるやり方です。輪番制は、全員が理事を経験できるので、管理組合の理解が深まるので、このやり方を選んでいる管理組合が多いのではないでしょうか。
任期は１年が多いようですが、任期２年にして、理事のうち半分が１年で交代していくようなサイクルがおすすめです。
理事全員が一気に交代にすると、引継ぎが大変ですし、過去の経緯がわかりにくくなる可能性があり、管理会社のつけこむスキをあたえやすくなります。
両方取り入れるのがおすすめ
立候補制で１名ほど、あとは輪番制で選ぶのがおすすめです。いいとこ取りですね。
私物化も防げますし、やる気のある人もいるし。
あとは任期は、理事のうち半分が１年で交代していくようなサイクルです。
理事会について
マンション管理を行う団体として、マンション管理組合がありますが、管理組合の方針を考えたり、問題が起きたときに、管理組合の代表として、窓口になるのが理事会です。
理事会が成立するには、半数以上の理事の出席が必要です。
問題に対応していくため、こうすべきだという案をつくったり、組合員からの意見を取り入れて案としたり、理事会で方向性を決めていきます。
管理会社とのやりとりも、まず理事会を通じて行います。
理事会の開催スケジュールは、特に決まりはなく、割合としては、１か月に１回が２割、２か月に１回が３割、３か月に１回が４割といったところです。
総会とのちがいは？
理事会では、運営方針を示していけますが、決定はできません。
管理組合としての決定機関は、総会となります。
総会は、区分所有法という、マンションの管理体制に関することを定めた法律に規定されていますが、この法律に、理事会の規定はありません。
理事会は、管理規約（マンション管理の決まりごと）で定められた機関なので、やり方についても、管理規約で決めていけばよいこととなります。
引継ぎはどうすればいいの？
理事会で一番大切なのは、管理会社の業務のチェックですが、この引継ぎも同じくらい大切です。
理事会がしっかり機能している状態を継続するために、これは注意した方がいいよとか、これはきをつけてとか、通帳の残高はいくらで、重要物はこれだからといったきちんと引継ぐことで、新しい理事も、もれがなく、管理会社のいいなりになることも防げます。
引継ぎのポイント事項
- 問題となっている事項の確認
- 引継ぎ保管物（通帳、印鑑、保険証券など）の確認
- 引継ぎ資料（ファイルなど）の確認
- 管理会社への依頼事項で未処理分の確認
おわりに
マンションの管理がどうなっているのかを知ることは、自分の資産を守る意味でも、とても大切なことだと思います。
管理会社など他人にすべてまかせっきりにしてしまうのは、自分の財布を他人に預けるのと同じことですし、それが一生続くことであれば、自ら理解しておかないと、資産（お金）がなくなってしまいます。
内容を把握できていない人は、今からでも遅くないので、ご自宅に毎年届いている収支報告書を見て、まずはご自身でマンション管理のチェックをしてみてください。
