今度、マンション管理組合の総会に出ることになったんだけど、どんなことをするの？
はじめてなので、ポイントをおしえて。
こんにちは、ガネーです。
マンション管理組合の理事長をしています。
総会は、マンション管理組合の決まりごとのすべてを決める場所なので、マンションに住む以上、どんなものか理解しておくべきです。
私のマンション管理組合でも、管理費の削減をしたとき、総会での承認を経て、削減しました。管理費の削減はみんなにとっていいことなので、反対する人は基本いないのですが、管理組合はみんなで決めるものなので、削減の理由と削減しても問題ないのか、削減した場合のメリットはなにかをきちんと総会で説明しました。
総会は住んでいる人（区分所有者）全員が関係するマンションについてどうしていくかを決める場所なので、その内容をおさえておくことはだいじです。
総会について、ポイントをおさえて解説します。
マンション管理組合のルールすべてを決める場所＝総会
総会とは、理事長の声かけ（招集）によって、少なくとも年に1回、行われるのですが、決めなければならないすべてのことは、この総会で決めます。
通常総会とも言ってます。管理組合の最終の意思決定機関です。
いわば、ここで、すべてが決まります。
マンション管理組合の法律である区分所有法に違反していないことが前提となります。
通常総会があれば、臨時総会もあります。
1年の途中で、重要な問題を対応しないといけないとき、理事長の声かけ（招集）によって、臨時総会を開くことができます。
私は、たまたま理事長をしていたこともあり、管理費の削減についてみんなの意見をきくため、声かけによって臨時総会を開きました。
※理事長の声かけがなくても、住んでいる人（区分所有者）全体の5分の1以上で、議決権の5分の1以上の同意があれば、総会を開くよう理事長に請求できます。
総会を開くためには、住んでいる人（区分所有者）全部の戸数（これを議決権と言います）の半分以上が総会に出席することが条件となっています。
【議決権について】
１住戸につき、１議決となります。
【出席について】
出席者のカウント方法は、１住戸につき、１名のみ出席できます。実際、出席してなくても（都合で出席できなくても）
賛成か反対かの票を記入した紙（議決権行使書）か、理事長に委任しますと書かれた紙（委任状）を提出すれば、出席者としてカウントされます。
いきなり明日やるので、総会に出席してくださいというようなことにならないよう、総会が開かれる約２週間前までに、総会で決めることはなにかを書いた書類と、出席できない場合に備えた、議決権行使書、委任状を全住戸に配布しておかなければいけません。
この実務は管理会社にやってもらえばいいです。ただし、管理会社を変更するような話について総会を行う場合は、管理会社に依頼しづらい点があります。
私の場合は、管理会社に管理費を削減するため、管理委託費の削減の交渉をしていたので、総会開催の事務だけを管理会社にやってもらい、総会の場は管理会社なしで行いました。（この場合、総会の議事録をとってもらう人が必要なので、1人頼みました。）
管理会社に対して、管理費削減の動きが具体的に行われているのだと総会に出席させずに知らせることは、意味があります。
いままで交渉にのらなかった管理会社が動き出しました。
総会で決めていること【一般的なこと】
総会では、区分所有法に違反していないかぎり、みんなで話し合って、手続きをふめば、なんでも決めることができるし、それぞれのマンションで事情も違うので、カスタマイズして決まりごとをつくっていのが理想です。
そんな中で、まず一般的な内容としてお話しますと、総会で決めることって、まず、２種類に分かれているんですね。
議案とか決議とか言いますが、議案とは決める内容のことで、決議とは議案を決めることです。
- 普通決議・・・決算報告など通常の報告についての議案を決議すること
- 特別決議・・・管理規約の変更や建て替えなど、住んでいる人
（区分所有者）に大きな影響を与える議案を決議すること
総会で決める主な内容と条件
| 議案の内容 | 決議の条件 | |
| 普通 決議 | ・決算報告と予算案の承認 ・理事・監事の選任または解任 ・管理委託契約の更新や変更 ・使用細則の追加設定や変更 | 総会出席者 （議決権行使書・委任状含む） の２分の１以上の賛成 |
| 特別 決議 | ・管理規約の追加設定や変更や廃止 ・管理組合の法人格の取得 ・管理対象物の変更や処分 ・建物の建て替え※ | 区分所有者総数及び議決権総数 の４分の３以上の賛成 ※建物の建て替えの場合は、 ５分の4以上の賛成 |
ここで注意いただきたいのは、総会を管理会社に丸投げして、資料に目を通して終わりということがないようにしてほしいです。
実際、私がそうで、気づいたら管理費がどんどんあがらざるをえない状況になっていたので。修繕積立金もたりないし。
管理会社がつくった総会の資料をそのままＯＫするのではなく、どんな内容となっているかチェックをお願いします。
理事じゃないからなにもできないことはない
管理費はどんどんあがっていって、今のままでは、マズいかも、、、と思っていても、理事でもないし、なにをどうしていいかわからないってなりますよね。
みんなで決めていくマンション管理組合という特性を悪い意味で、利用している業界が、管理組合業界とも言えると思います。
まず、管理会社に電話して、まずいなあと思っている内容について、みんなで話し合いたいので、臨時総会を開くよう伝えます。
総会で、みんなで話し合うことが大事です。
管理会社や理事長が動かない場合、、、
でも、大丈夫です。
住んでいる人（区分所有者）の全体の5分の1の同意があれば、理事じゃなくても、臨時総会を開くよう、申請ができるんです。
実際、開かれるかどうかは、住んでいる人（区分所有者）全部の戸数（これを議決権と言います）の半分以上が総会に出席（出席できなくても議決権行使書、委任状で出席にカウントされます）することが条件となっています。
うーん、5分の1の同意ってけっこうハードル高いなあと感じるかもしれませんが、まずいなあと思っていること、こんなこと、みんなで話し合いたいんだけど、どうかな？っていう内容をアンケートでみんなに聞いてもらうよう、管理会社に電話します。（アンケートは、管理会社につくらせます）
アンケート用紙の内容は、おかしいと思うことを書き、話し合いしたいことに同意してくれるかどうかの内容でいいです。
全体の5分の1の同意があれば、出席者が5分の1いなくても、臨時総会開くように請求できますから。
何から何までやろうと思うと、しんどいですが、基本、すべて管理会社にやってもらうのは、あたりまえなので、指示だけでいいのです。これは、理事でなくてもできることです。
管理費を下げる話となると、管理会社には内緒で進めたほうがいいのではと思うかもしれませんが、具体的な費用の話だったり管理会社を変更する話までいってないので、まずみんなで集まる場を設定する事務的なことは、管理会社にやってもらってＯＫです。
管理会社は信用ならないと思うこともありますよね。やったことにして、実際はやってなかったみたいな。
その場合のチェック方法として、各住戸にアンケート用紙を配り、署名分をいつまでに回収するか、期限を決めて、やらせます。（署名分は、同意する、しないにかかわらず、全員からもらうことで、きちんとみんなの意思を確認します。そのアンケート用紙は後日管理組合で保管ということにすれば、管理会社もやらざるを得ません。）
たいていは、臨時総会は開くよう申請できますし、みんなに関係することなので、開催条件もクリアします。
行動すれば、けっこう進みますし、なにより知らないことが知れる、これが大きいです。ご自身のお住いのマンションってこんな状況なんだというのが、行動すれば、みえてきます。
おわりに
１人では、なにもできないのでは、と思いがちですが、管理会社をうまく使いながら、みんなの話し合いの場にもっていけます。
その後は、管理会社がいないほうがいい場合は、管理会社ぬきで、打ち合わせするなどの作戦もありだと思います。
