ポイントを解説するよ！
管理組合の業務は17項目
マンションの憲法とも言われている管理規約をつくるうえで基準とされる、
マンション標準管理規約（国土交通省より公表）では、目安として、17項目の業務を定めているんですが、一番大切なことは、管理会社のしている業務内容は何なのかを理解し、チェックすることにつきると思います。
なぜなら、管理委託費として、管理会社に高いお金を払っているのですから、まかせっきりにして、ふたを開けてみれば、とんでもないようなことになっていたなんてことは避けなければなりません。
そのうえで、おさえておきたい１７項目が以下となります。
- 管理組合が管理する敷地および共有部分等の保安、保全、保守、清掃など
- 組合管理部分の修繕
- 長期修繕計画の作成または変更に関する業務
- 建物の建て替えにかかる合意形成に必要となる事項の調査業務
- 宅地建物取引業者から交付を受けた設計図書の管理
- 修繕等の履歴情報の管理
- 共用部分に係る火災保険その他の損害保険に関する業務
- 専用部分について管理組合が行うことが適当であろうと認められる行為
- 敷地および共有部分等の変更及び運営
- 修繕積立金の運用
- 町内会等の渉外活動
- 風紀、秩序及び安全の維持に関する業務
- 防災に関する業務
- 公報及び連絡業務
- 居住者間のコミュニティ形成
- 管理組合消滅時の残余財産の清算
- 良好な住環境を確保するために必要な業務
うーん。。国土交通省が公表しただけあって、堅いですねー。
ちょっと解説していきます。
①管理組合が管理する敷地および共有部分等の保安、保全、保守、清掃など
管理会社と管理を委託する内容が書かれた管理委託契約書を結びますが、だいたいそこに、書かれています。
保安、保全、保守だと、建物・設備・エレベーター・貯水槽の保守点検業務があります。
清掃だと、排水管清掃・貯水槽清掃・共用部清掃があります。
②組合管理部分の修繕、③長期修繕計画の作成または変更に関する業務
修繕が必要になった際に直したり、これから先の修繕工事をいつ行うかスケジュールにした長期修繕計画をつくることです。
長期修繕計画は、管理会社がつくったものをマンション購入時に販売会社によって配られます。日常に発生する修繕費以外にも、修繕積立金からあてられる修繕工事費用について、かなり高く設定されています。
修繕工事を実際にするのは、管理会社が委託した工事専門会社となります。ここに、管理会社のバックマージンが含まれているのです。
ぼったくりを防ぐための削減方法は、今後書いていきます。
⑤宅地建物取引業者から交付を受けた設計図書の管理
これは、必ず管理人室に保存されているかどうか、確認してください。
具体的な書類は以下となります。
- 構造詳細図
- 構造計算書
- 各階平面図
- 仕様書
- 配置図
- 見取り図
- 断面図
- 基礎伏図
- 各階床伏図
なにかなんだかと思っちゃいますよね。
ただ、これは、大規模修繕工事に必要な書類なので、あとは専門業者にまかせたらいいです。
管理会社のいいなりの工事業者じゃなく、あい見積もりをとって、きちんとした業者に見てもらう際に、この設計図書が必要となるので、保管しておいてください。
⑥修繕等の履歴情報の管理
管理委託費や他支出がなにに使われて、いくらだったかということは、月次の収支報告書に明細が記入されています。管理会社から全世帯に配られるので、チェックしておいてください。
⑦共用部分に係る火災保険その他の損害保険に関する業務
保険証券の原本ですね。こちらは、管理人室に保管しておいてください。
この火災保険ってみなさん、あい見積もりとかきちんととってますか。
もし、とってないのであれば、管理会社を通さず、保険会社に直接連絡してとってみてください。
管理会社を通すと、保険料高いです。管理会社が代理店をしていることが多いので、そのマージンがのせられているからです。
ちなみに、地震保険は、どの保険会社も一律で決まっています。
⑧専用部分について管理組合が行うことが適当であろうと認められる行為⑨敷地および共有部分等の変更及び運営
⑧について、あまりないかもしれません。
たとえば、こんな事例があります。排水管が全体的に傷んでいて、漏水のおそれもあり、全部取替工事を行うと決めた場合があるとします。排水管は専有部分に該当するものもあるので、専有部分だから管理組合は何もできないかというと、そうではないという決まりもあります。
管理を行う者は、管理に必要な範囲で、他の者が管理する専有部分又は専用使用部分への立入り請求ができるとなっており、該当住戸は正当な理由がなければこれを拒否できないこととなっています
標準管理規約第23条
⑨について、共有部分の管理は、管理組合としてみんなで行います。
⑩～⑰は、記入の通りです。（⑯を除く）
⑯管理組合消滅時の残余財産の清算
住んでいる人がいなくなって、新しくリフォームして中古で買おうとする人がいない場合、空き家がどんどん増えれば、管理費で管理委託費をまかなえなくなってしまいます。
これをゾンビマンションと私は読んでますが、そんなときは、管理組合を解散せざるを得ないかもしれません。ちなみに、残余財産とは、管理費や修繕積立金として管理組合の通帳に余っているお金ですが、このような状況になれば、まず残っていないでしょう。
管理会社のチェックありき
17項目について、すべては管理会社のチェックありきです。
みんなから集めている管理費が、管理委託費として管理会社に払われている中身が妥当か、ぼったくられてないか、その対価に見合ったサービスを管理会社はきちんと提供しているか、これをチェックし、おかしいなら見直す。
修繕積立金は、きちんと積み立てられているか、大規模修繕工事費はぼったくられていないか、チェックする、このことが大事だと思います。
書類の保管も大切
管理業務は、管理会社に委託している管理組合がほとんどかと思います。
管理業務の関係する書類も、管理会社にまかせっきりということであれば、
この際、確認してほしいと思います。
書類の確認をもって、管理会社がどういったことをしているのか、わかるからです。また、証拠書類としても、保管すべきです。
保管方法としては、
- 管理人室にファイリングし、現物を保管。
- もしもに備えて、電子化し保管。
管理組合が保管すべき書類例が以下となります。
| 管理会社との契約関係として | 管理委託契約書（原本）・管理仕様書・重要事項説明書（原本）・月次業務報告書 |
| 管理組合の運営に使用するもの | 管理規約（原本）・使用細則（原本）・総会議事録・理事会議事録 |
| 収支に関するもの | 月次収支報告書・保険証券（原本） |
| 修繕に関するもの | 修繕工事請負契約書（原本）・建物診断報告書・アフターサービス基準・設計図書・建築確認通知書・長期修繕計画書・修繕工事の履歴・ |
| 名簿関連 | 組合員名簿・防火管理責任者名簿 |
| 保証書関連 | エレベーター保証書・機械式駐車場保証書 |
マンション管理の責任はだれがとるのかという事実
管理委託費に充てる管理費が足りない、どうしようとか、修繕積立金が足りなくて、修繕工事ができない、どうしよう、となった場合、これは管理会社にまかせていたんだから、管理会社の責任だとはならないんですね。
管理会社は、なにもリスクを負わずに、管理委託料という売上を計上し、
儲けているビジネスモデルということを今一度、認識しなければなりません。
自分たちの財産は自分たちで守る、これしかないのです。
